İşletmelerin dijital dönüşüm sürecinde attığı en stratejik adımlardan biri, defter kayıtlarının dijital ortama taşınmasıdır. e-Defter uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, işletmelerin yasal muhasebe defterlerini elektronik ortamda tutmalarını sağlar.
Bu yazıda, e-Defter nedir, geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir ve Cherasoft’un sunduğu DİA tabanlı çözümlerle bu süreç nasıl kolaylaştırılır, tüm yönleriyle inceliyoruz.
📘 e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defter-i kebir gibi muhasebe kayıtlarının dijital olarak hazırlanması, saklanması ve GİB’e elektronik olarak gönderilmesini sağlayan bir sistemdir.
e-Defter; kağıt, baskı, noter onayı gibi maliyetleri ortadan kaldırırken, daha hızlı ve güvenli kayıt tutma imkânı sunar.
🧾 Kimler e-Defter Uygulamasına Geçmek Zorundadır?
GİB’in yayımladığı güncel tebliğe göre:
- e-Fatura kullanıcısı olan tüm işletmeler
- Brüt satış hasılatı belirli bir tutarı geçen firmalar
- GİB tarafından özel olarak e-Defter’e geçmesi bildirilen mükellefler
zorunlu olarak e-Defter sistemine geçmelidir.
⚠️ e-Defter Geçişinde Dikkat Edilmesi Gereken 6 Önemli Nokta
✅ 1. Zamanlama Çok Önemli
e-Defter’e geçiş tarihleri, yıl başı itibariyle belirlenir. Geç kalınması durumunda ceza ile karşılaşabilirsiniz. GİB duyuruları mutlaka takip edilmelidir.
✅ 2. Mali Mühür veya e-İmza Temin Edilmelidir
Elektronik imzalama işlemleri için mali mühür ya da e-imza cihazı edinilmeli ve aktif şekilde kullanılmalıdır.
✅ 3. GİB Uyumlu Yazılım Kullanılmalıdır
e-Defter uygulaması için GİB tarafından onaylı bir yazılım kullanmak zorunludur.
Cherasoft, DİA Yazılım iş ortaklığı kapsamında GİB onaylı paket çözümleri firmalara sunmaktadır.
✅ 4. Zaman Damgası Kullanımı Göz Ardı Edilmemelidir
e-Defter’in oluşturulduğu tarih ve saatin kanıtlanması için zaman damgası kullanımı önerilir. Bu detay, özellikle denetim süreçlerinde avantaj sağlar.
✅ 5. Arşivleme Kuralları Göz Önünde Bulundurulmalıdır
e-Defter dosyaları en az 10 yıl süreyle dijital ortamda saklanmalıdır. Arşivleme formatları ve güvenliği önemlidir.
✅ 6. Kayıtlar Gerçek ve Tutarlı Olmalıdır
Yanlış ya da eksik bilgi içeren kayıtlar, GİB tarafından sistemden reddedilebilir. Veri doğruluğu her şeyden önce gelir.
⚙️ Cherasoft ile e-Defter Süreci Nasıl Kolaylaşır?
Cherasoft, DİA Yazılım’ın GİB onaylı ERP çözümlerini sunan bir iş ortağıdır. Yazılım geliştirme sürecine dahil olmamakla birlikte, DİA’nın hazır paket yazılımlarını müşterilerine lisanslayarak kurulum, danışmanlık ve kullanıcı desteği sağlar.
DİA’nın e-Defter modülü ile:
- GİB’e uygun formatta otomatik e-Defter üretimi
- Mali mühür ile kolay imzalama
- Zaman damgası ile güvenli zamanlama
- Otomatik arşivleme ve geçmişe dönük sorgulama
- Diğer e-belge (e-Fatura, e-İrsaliye) modülleriyle tam entegrasyon
tek panel üzerinden kolayca yönetilir.
📈 e-Defter ile Dijital Kayıt Tutmanın Avantajını Yaşayın
e-Defter, yalnızca bir dijital belge değil; işletmenizin düzenli, güvenli ve denetlenebilir bir yapıya kavuşmasını sağlayan modern bir muhasebe aracıdır.
Cherasoft, DİA Yazılım iş ortaklığıyla sunduğu ERP çözümleri sayesinde, e-Defter geçişini güvenli, kolay ve hızlı hale getirir. Siz de dijital muhasebe sistemine adım atarak yasal yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirebilir, iş süreçlerinizi geleceğe taşıyabilirsiniz.
